הפקת חשבוניות דיגיטליות היא תהליך שהופך חשבונית נייר למסמך אלקטרוני. הוא משמש בדרך כלל למעקב אחר עלות הסחורות והשירותים. ניתן להשתמש בו בדרכים רבות ושונות, החל מהוצאת חשבוניות ללקוחות ועד להפקת חשבוניות ללקוחות שהצטרפו לקבלתן. הפקת החשבוניות הדיגיטליות מתבצעת לרוב על ידי תוכנת הנהלת חשבונות המאפשרת למשתמש להזין את כל המידע הרלוונטי על המוצרים והשירותים שרכש הלקוח, כגון מחיר, כמות, מועד אספקה וכדומה, ולאחר מכן להפיק חשבונית בודדת עבור כל אחד מהמוצרים והשירותים שרכש הלקוח. פריטים אלה. לאחר מכן המשתמש יכול להדפיס מסמך זה או לשמור אותו כקובץ Excel להמשך עיבוד מאוחר יותר.
שימוש במערכת להפקת חשבוניות דיגיטליות:
עסקים יכולים להשתמש במערכת החשבוניות כדי לזהות ולמנוע הונאה בחשבונות שלהם. הם יכולים גם לזהות לקוחות חדשים ולהתאים את החשבוניות למערכות החיוב שלהם. הם יכולים גם לסקור הוצאות מול נתונים פיננסיים של חברה, על ידי סקירת מאזנים, הוצאות, נתוני מכירות ומידע אחר מתוכנת הנהלת חשבונות. עסק מבצע תשלום באמצעות כרטיס אשראי או חשבון בנק. בית העסק מקבל חשבוניות עבור סחורה שנמכרה ללקוחותיו באמצעות הודעת דואר אלקטרוני או PDF מסמכים, המסבירים כיצד לשלם את החשבוניות. לאחר ביצוע התשלום, החברה מקבלת קבלה במייל. הקבלות נשלחות ללקוח/ים וכוללות פרטים לגבי המוצרים שנרכשו. ישנם סוגים רבים ושונים של מערכות חשבוניות אשר מבצעות בחירות שונות בכל הנוגע לתקשורת עם לקוחות ולהוצאת תשלומים/קבלות מלקוחות.
איך לבחור מערכת להפקת חשבוניות דיגיטליות?
בדקו תחילה שהמערכת מאושרת להפקת חשבוניות מסוג זה. בדרך כלל תהיה אפשרות להתנסות במערכת בחינם לזמן מוגבל – פתחו חשבון בחינם ובדקו אם היא נוחה עבורכם מבחינת שימוש. כדאי לבדוק גם את אפשרויות התמיכה שאתם יכולים לקבל במידת הצורך.